Hva kan Meetings hjelpe deg med?
Kontakt oss

Siden 1993 har vi hjulpet kunder med å finne det rette stedet for deres arrangement. Meetings har dyktige medarbeidere med lang erfaring innenfor møter og konferanser. Vi samarbeider med hotell og konferansesteder på tvers av kjedetilhørighet, og tilbudene du mottar er uten påslag i prisene. meetings.no er en tjenesteside hvor du selv kan finne og booke de beste møtestedene for ditt arrangement. Men om du foretrekker kan vi også kontakte aktuelle konferansesteder og innhente tilbudene for deg. Denne tjenesten er kostnadsfri for deg som kunde.  

Vi kan også bistå deg som trenger konferanseadministrasjon. Om du ønsker hjelp til deltakerhåndtering, påmelding og fakturering, kan vi hjelpe deg med planlegging og gjennomføring av hele konferansen. Pris på forespørsel basert på dine behov.  

Vi kan også bistå med å finne restauranter, aktiviteter, transportleverandører, underholdning og forelesere som passer ditt arrangement. Kontakt oss for mer informasjon  

Hos Meetings får du en personlig rådgiver med lang erfaring. Du trenger kun å forholde deg til én kontaktperson uansett hvor mange tilbydere du kontakter.

Enkelt og effektivt!

NYHET: Smittesporing:

  Meetings tilbyr nå bistand for å gjennomføre trygge konferanser og for smittesporing dersom det skulle bli nødvendig. Vi tar dialogen med konferansestedet og sørger for at gjennomføringen av ditt arrangement blir best mulig mht smittevern. Vi sørger for at alle deltakere registrerer sin plass under hele arrangementet, både i møtelokaler og under bespisning. Dette gjøres på nettet via mail, sms eller en kombinasjon. Skulle dere i ettertid få beskjed om smittetilfeller, har vi full oversikt over alle som evt blir nærkontakter og kan effektivt bistå smittesporerne. Vedå bruke våre systemer vil deltakerne fortsatt ha frihet til å velge sin plass og sidemann.
Dette gir deg muligheten til å være en ansvarlig arrangør og samtidig unngå kanselleringer i en allerede utsatt næring. Systemet har vært i bruk under flere ganger i høst, og ble fullrost av smittesporings-teamet da vi faktisk hadde et tilfelle av smitte under en stor konferanse over flere dager.

Ta kontakt og vi gir tilbud for ditt arrangement!

Gratis hotellformidling:

  • Finner akkurat det stedet som passer for deg og innhenter tilbud

  • Forhandler priser, betingelser, frister med mer

  • Legger inn bestilling og kvalitetsikrer kontrakten før du signerer

  • Følger opp frister tilhørende ditt arrangement

  • Megler og finner løsninger før og etter arrangement

  • Deler vår erfaring og kompetanse

  • Bistår også med digitale løsninger tilpasset dine behov.

 

Meeting kan bistå med alle typer tilleggstjenester i forbindelse med ditt arrangement:

  • Restaurantbestilling

  • Transport

  • Aktiviteter

  • Foredragsholdere og artister

  • Teknikk

Konferanseadministrasjon fra A - Å:

Vellykkete konferanser krever nøye planlegging, og det viktig å ta hensyn til mange faktorer for å lykkes som konferansearrangør. Dette er noe av det vi kan hjelpe deg med:

 

  • Planlegging og prosjektledelse

  • Konferansenettsted

  • Påmeldingstjenester

  • Deltagerhåndtering

  • Utstillerhåndtering

  • Tilstedeværelse under konferansen

  • Fakturering/betaling/økonomisk oppgjør

Planlegging og prosjektledelse

Vi deltar gjerne på oppstartmøte hvor prosjektet utformes og planlegges. Kommer med råd og innspill til design av arrangementet. Bistår med rådgivning i utforming av program og sosialt arrangement. Vi har lang erfaring og bistår med rådgivning i forbindelse med budsjett og prissetting. Ivaretar kontakt med hotellet og sikrer at avbestillingsfrister holdes.

 

Deltakerhåndtering

Forventningene til konferanser og arrangementer starter ved påmelding. Det er derfor viktig at deltakerne føler seg ivaretatt fra begynnelsen og gjennom hele prosessen.  

  • Utarbeide nettsider for arrangementet, med påmeldingsskjema tilpasset den enkelte deltakerkategori. Herunder også foredragsholdere og utstiller

  • Utsendelse av invitasjoner til potensielle deltakere. Mottak og registrering av påmeldinger

  • Fakturering

  • Håndtere endringer underveis

  • Sende ut velkomstmail og annen kommunikasjon tilpasset den enkelte deltaker sin påmelding

  • Sende navneliste til hotellet

  • Koordinere produksjon av navneskilt med ekstern leverandør

  • Utstillerhåndtering

  • Utstillere har mange behov, og det er ofte tidkrevende og utfordrende å bistå alle med dere behov. Vi har lang erfaring og tilrettelegger for at utstillernes behov blir håndtert på en god og effektiv måte.

  • Utsendelse av invitasjoner og informasjonsbrev til potensielle utstillerfirma

  • Ta imot påmeldinger av stand og representanter

  • Håndtere all dialog med fordeling av standsplassering

  • Tegning av utstillerkart og godkjenning av areal fra hotellets side

  • Ivareta utstillernes behov for utstyr og tekniske løsninger eks. leie av messemoduler etc.