Previous Next

Spørsmål man må stille seg når man tar en fysisk konferanse til digitalt format

Hjemmekontor, møter via Teams, Zoom og andre plattformer, - koronapandemien har satt fart på vår bruk av digitale løsninger, og det har vært en bratt læringskurve for de fleste. Fortsatt velger mange kurs- og møtearrangører å utsette møter og konferanser istedenfor å "gå digitalt”.

Overordnet gjelder tanken om at konferanser skal gi faglig påfyll, inspirasjon og mulighet til å bygge nettverk. Hvordan skaper vi en interessant og engasjerende digital konferanse? Skal man kjøre heldigitalt eller en hybridløsning med både deltagere i salen og via streaming? 

Når spørsmålene skal besvares må man ta hensyn til målgruppen og hvilken situasjon de befinner seg i, hva er formålet med møtet, hvilket budskap skal vi formidle, hva skal det resultere i?   

 

Streaming eller videokonferanse?

Streaming er enkel enveiskommunikasjon ut mot deltakere, videokonferanse er et møte i sanntid mellom to eller flere personer med overføring av lyd og bilde.
Før man velger løsning bør man starte med å ta stilling til noen spørsmål:

  • Er det mange som skal snakke samtidig, skal det være paneldiskusjoner?

  • Skal det vises en presentasjon?

  • Er det eksterne innledere som skal på via ekstern link?

  • Skal de digitale seerne kunne sende inn spørsmål – Q&A?

  • Ønsker du opptak?

     

Valg av teknisk løsning - hvor skal vi sende?

Noen av de mest brukte er: Vimeo, Zoom, Teams, Facebook, YouTube og Streamyard

  • Trenges eget studio med produsent?

  • Om ikke man har egen lisens kan man bruke lisens tilbudt i studio?

  • Er det behov for ekstra lisenser?

  • Er kapasiteten på nettet god nok i lokalet som skal benyttes?

  • Er det mulighet for å benytte kablet internett, evt. eget nett for arrangementet for å sikre god kapasitet til streamingen?

  • Skal sendingen være åpen eller passordbeskyttet – til enkel eller interaktiv side? 

  • Er det behov for Green screen – avansert bakgrunn/lokasjon,
    animasjoner/grafikk/video i produksjonen?

     

Kjøreplan for en digital konferanse:

Det er fort gjort å tenke at det er enklere å lage digitalt møte enn å arrangere fysisk, men erfaring tilsier at digital gjennomføring både er krevende og fordrer detaljert planlegging av sendingen. 

Spørsmål som må besvares i arbeidet med en god kjøreplan:

  • Hvor lang tid bør man beregne til det enkelte foredraget digitalt, sammenlignet med foredrag for fysisk publikum?  

  • Hvilken felles informasjon med “instrukser” skal sendes til forelesere?

  • Kan man ha en felles profil på alle presentasjoner?

  • Lange eller korte konferansedager, og hvor ofte/hvor lange pauser skal man ha?

  • Har dere filmer eller annet som kan krydre sendingen?

  • Er det behov/ønske om interaksjon med deltakerne, Q&A? – hvilken form skal de ha og hvordan skal disse «kvalitetssikres»?

  • Er det behov/ønske om en sosial møteplass i pausene, - et “chatteforum” for digitale deltagere?

  • Hvilket “mannskap” trenger vi til bemanning til support, chat o.l?

  • Er det behov for parallellsesjoner/grupperom?

  • Skal du ha med sponsorer/utstillere?

     

Det er mange spørsmål å besvare. Meetings har erfaring fra ulike gjennomføringer, kompetanse for valg av løsninger og avtaler med mange leverandører av studio og tekniske løsninger.

Vi tilbyr rådgivningstjenester og booking av studio.
Vi har gode påmeldingsløsninger også for digitale konferanser.

Spør oss!

Les også andres tips og erfaringer:
5 gode tips fra Oslo Kongressenter
UNIT - Digital konferanse – våre beste tips og viktigste erfaringer
Ultify- Forberedelser til webinar

Published 26. November 2020